لا توجد دائمًا ساعات كافية في اليوم لإنجاز كل شيء بغض النظر عن طبيعة عملك أو مهنتك، ونتيجة لذلك دائمًا ما تشعر بأنك تقضي الكثير من الوقت في إنجاز القليل من العمل، وهذا ليس جيدًا لإنتاجيتك أو صحتك.
وجدت الأبحاث التي تحاول تحديد العلاقة بين ساعات العمل والإنتاجية أن إنتاجية الموظف تنخفض بشكل حاد بعد أسبوع عمل مدته 50 ساعة، وكلما زاد معدل ساعات العمل كلما قلت الإنتاجية، لذلك بدلاً من التفكير في ساعات إضافية بعملك، يمكنك أن تصبح أكثر فاعلية في العمل من خلال التركيز على ما يهم حقًا، وتنظيم المهام.
تقول بيجي دنكان Peggy Duncan – وهي مدربة إنتاجية شخصية تساعد الأشخاص على تحسين كفاءتهم في العمل – “على المدى الطويل يمكن لسير العمل غير الفعال أن يجعل عملك أكثر صعوبة مما ينبغي، وإذا كنت ترغب في استعادة حياتك ولا تريد أن تقتلك وظيفتك فمن المهم أن تكون منظمًا وتفهم أين يذهب وقتك”.
فيما يلي أهم الأسباب التي تجعل عملك أكثر صعوبة، وما يجب أن تفعله للتغلب على ذلك:
1- عدم وضوح الجدول الزمني للمهام اليومية
هل سبق لك أن وصلت إلى نهاية يوم عملك وتساءلت ماذا فعلت طول ساعات العمل، حيث أنك لم تنته من التقرير الذي كان من المقرر تسليمه أمس، ومكتبك في حالة من الفوضى، وربما كنت تعمل لفترة أطول في محاولة للإنجاز ولكنك لم تنجز وبالتالي تشعر بالتوتر والقلق.
تقول دنكان: “ليس لديك أي فكرة عن المدة التي تستغرقها الأشياء، لذا أنت تقلل من شأن المهام التي تقوم بها، عليك أن تحلل كيف تقضي وقتك حتى تعرف إلى أين تذهب، وتحدد الوقت الذي تستغرقه أصغر المهام، وما الذي يعيق تحقيق ذلك، ومن المهم معرفة مقدار الوقت الضائع في أمر صغير، فعلى سبيل المثال إذا كان شخص ما يقاطعك لطرح نفس السؤال خمس مرات في اليوم”.
لذلك احتفظ بسجل وقت لمدة أسبوعين، قم بتدوين كل شيء تفعله أثناء وقت العمل، بالإضافة إلى ذلك لاحظ ما إذا كان كل نشاط مهمًا أم لا.
2- هناك فوضى في جهاز الكمبيوتر الخاص بك
بمجرد أن تعرف أين يذهب وقتك، يجب التركيز على تنظيم كل شيء من مكتبك وملفات الكمبيوتر إلى خزانة ملابسك والأدراج الغير مرغوب فيها بالمنزل.
لا بد أن تعلم أن عدم التنظيم هو السبب في إهدار معظم وقتك، حيث يجعلك ذلك تقضي وقتًا طويلاً في البحث عن شيء ما لن تجده بسهولة، لذلك من المهم التخلي عن ساعتين أو ثلاثة في نهاية الأسبوع لتنظيم حياتك.
تقول دنكان: “التنظيم سيساعدك كثيرًا وسيعود إليك الوقت الذي استثمرته في التنظيم فيما بعد، ولن تكون مرهقًا طول الوقت، وسيتم تعزيز ثقتك بنفسك، وزملاء العمل لديك سيكون لديهم المزيد من الثقة فيما تقوله”.
3- عدم تحديد الأولويات
ربما قمت بتسليم أحد التقارير المطلوبة منك في وقت متأخر لأنك أمضيت وقتًا طويلاً في مساعدة زميل في إصلاح جدول بياناته أو عمل أي شيء آخر ليس بأهمية التقرير المطلوب منك.
بمجرد أن يكون لديك صورة واضحة حول كيفية قضاء وقتك، وتنظم الأشياء الخاصة بك، فإن التحدي التالي هو استخدام ذلك الوقت الجديد بطريقة أفضل، لذلك كن مستعدًا لتحديد أولوياتك.
يمكنك تحديد الأولويات بناءًا على ما سيعود عليك بعائد مادي أكثر، فعلي سبيل المثال حدد أي المهام التي ستؤثر على راتبك آخر الشهر، أو حدد أي المهام التي ستساعدك في الحصول على زيادة مادية، أو حدد أي العملاء الذين سيدفعون لك دون أي متاعب، لابد أن تكون تلك هي أولوياتك.
4- أنت تكبّد نفسك عناء البداية من الصفر
عملت دنكان في شركة آي بي أم IBM بعد الكلية مما أعطاها تقديرًا لقوة العمليات والإجراءات، وهي ترى أن الناس يضيعون وقتهم في العمل بسبب فشلهم في تنظيم المهام الروتينية.
تقول دنكان: “إذا كنت تفعل شيئًا أكثر من ثلاث مرات، فأنت بحاجة إلى نظام، وإذا ركزت على عملك الأساسي فأنت بحاجة إلى تطوير”.
لذلك لابد أن تحرص على تطوير مهاراتك واكتساب مهارات جديدة بالإضافة إلى البحث عن الأدوات التي تساعدك في أداء المهام الروتينية بسرعة وكفاءة أكبر.
5- أنت تفوت الفرص التعليمية
تَظهر كل يوم تقنيات وأجهزة جديدة لذلك من الضروري أن تحرص على تلقى التدريب المناسب على أي تكنولوجيا تستخدمها في عملك، فمهما تكن التكنولوجيا التي تتعامل معها كل يوم، فأنت بحاجة إلى معرفة كيفية استخدامها بشكل أكثر كفاءة.
هناك العديد من الطرق لزيادة مهاراتك بدءًا من مقاطع فيديو على منصة يوتيوب والكتب التعليمية وملفات الشروحات التوضيحية إلى الدورات التدريبية المجانية التي تقدمها العديد من الشركات لموظفيها.
يتطلب الأمر بعض الوقت لإتقان شيء ما، ولكن على المدى الطويل سيوفر لك ذلك المزيد من الوقت عن طريق أتمتة المهام التي تقوم بها يدويًا.