5 تطبيقات وأدوات تساعدك على جدولة الاجتماعات بسهولة

تتحقق أقصى استفادة من الاجتماعات عندما يكون هناك استعداد جيد لها، وإحدى الطرق التي تساعدك على الاستعداد للاجتماعات هي تطبيقات الجدولة، التي تُسهل عليك اختيار وقت الاجتماع وتاريخه واختصار سلسلة طويلة من رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية.

تتيح تطبيقات جدولة الاجتماعات للمديرين تحديد الوقت المناسب لعقد الاجتماع بالنسبة لجميع الحاضرين. وهناك عدد لا بأس به من التطبيقات والأدوات التي يمكنك استخدامها لهذا الغرض.

إليك 5 تطبيقات وأدوات تساعدك على جدولة الاجتماعات بسهولة:

1- تطبيق Google Calendar:

يعتبر من أشهر تطبيقات جدولة الاجتماعات، ويتميز بثلاثة ميزات رئيسية هي: التكامل، وسهولة الاستخدام، والأدوات المساعدة، كما يتمتع التطبيق بقدرة مذهلة على التكامل مع تطبيقات جوجل، ومن ضمنها تطبيق البريد الإلكتروني (جيميل) Gmail.

بمجرد إنشاء موعد اجتماع يمكنك استخدامه من أجل:

• تتبع موقف الجميع من حضور الاجتماع.
• معرفة موعد حضور الجميع.
• تنسيق المواعيد النهائية.

التطبيق متاح مجانًا لمستخدمي أجهزة أندرويد على جوجل بلاي، ولمستخدمي أجهزة آيفون وآيباد على آب ستور. كما يوجد منه إصدار للويب.

2- أداة Rallly:

Rallly هي أداة مجانية، ومفتوحة المصدر، تتميز بالبساطة وسهولة الاستخدام مقارنةً بتطبيقات جدولة الاجتماعات الموجودة في هذه القائمة.

تتيح لك Rallly إنشاء صفحات لاجتماعات أو أحداث جديدة، ومشاركة روابط هذه الأحداث، ومناقشة التفاصيل على صفحة الاجتماع نفسها.

الجانب السلبي في هذه الأداة هو عدم إمكانية إنشاء استطلاعات رأي للتصويت على أجندة الاجتماعات، ولهذا السبب تعد مناسبة أكثر للمجموعات الصغيرة.

3- تطبيق Doodle:

لدى تطبيق Doodle خطة مجانية وأخرى مدفوعة. الخيار المجاني بسيط ويُستخدم بشكل أساسي للأحداث وإنشاء الاستطلاعات والاستبيانات، بينما الخطة المدفوعة تقدم لك المزيد من المميزات مثل:

• الكشف التلقائي عن المناطق الزمنية.
• المزامنة مع تقويم جوجل، وOffice 365.
• إرسال أوقات الاجتماعات المقترحة والطلب من المستلمين التصويت عليها.
• السماح لأعضاء فريق العمل بالإشارة إلى التواريخ التي يفضلونها لعقد الاجتماع، إلى جانب التواريخ البديلة التي يمكنهم تحديدها إذا لم تكن هناك خيارات أخرى متاحة.

التطبيق متاح لمستخدمي أجهزة أندرويد على جوجل بلاي، ولمستخدمي أجهزة آيفون وآيباد على آب ستور. كما يوجد منه إصدار للويب.

4- تطبيق Calendly:

عندما تقوم بإعداد جدول زمني، سيطلب منك التطبيق وضع تفضيلات لفترة زمنية، بعد ذلك يقوم بحساب الأوقات المناسبة لك، ومن خلال البريد الإلكتروني، يمكن للمستلم اختيار وقت مقابلتك، وبمجرد تحديد الوقت، سيُضاف إلى التقويم الخاص بك، كما يوجد في التطبيق عدد من الميزات الأخرى منها:

• التكامل مع تقويم جوجل وOffice 365 وiCloud Calendar.
• الكشف تلقائيًا عن موقف الجميع من حضور الاجتماع حسب المنطقة الزمنية.
• جدولة الاجتماعات الفردية.
• تتبع معدلات عدم الحضور إلى كل اجتماع.

التطبيق متاح مجانًا لمستخدمي أجهزة آيفون وآيباد على آب ستور. كما يوجد منه إصدار للويب. وإضافة لمتصفح جوجل كروم.

5- أداة YouCanBook.me:

تعتبر أداة YouCanBook.me من أبرز أدوات جدولة الاجتماعات التي تتيح لمندوبي المبيعات تحديد مواعيد الاجتماعات مع العملاء.

وهي مُصممة بشكل أساسي لتسهيل علاقات العمل مع العملاء، وبالتالي تعتبر خيارًا مثاليًا للشركات والخبراء المستقلين الذين يقدمون الخدمات المدفوعة للعملاء، حيث توفر عددًا من الميزات، منها:

• اكتشاف المناطق الزمنية تلقائيًا عند جدولة اجتماع.
• تخصيص التذكيرات للاجتماعات.
• معرفة مدى توفر أعضاء الفريق.
• تحديد الأسعار في حالة تقديم خدمة استشارية مدفوعة.
• تحصيل المدفوعات.