3 نصائح عملية تساعدك على التعامل باحترافية مع قائد فريق عمل افتراضي
أصبحت فرق العمل الافتراضية أكثر انتشارًا في الفترة الأخيرة نتيجة التطور السريع في التكنولوجيا ووسائل الاتصالات، ففي عام 2017 ذكرت أحد الدراسات التي أجرتها شركة IWG أن أكثر من 70% من المهنيين يعملون يوم واحد على الأقل في الأسبوع خارج مكاتبهم أي عن بُعد، في حين أن 50% منهم يعملون عن بُعد لمدة نصف الأسبوع على الأقل.
كما زاد الطلب على الاستفادة من الأشخاص الأكثر إحترافية حول العالم لضمهم إلى الشركات والمؤسسات التي تستخدم العمل عن بُعد كخيار للموظفين، والذين يبحثون بدورهم عن توازن أفضل بين العمل والحياة، ولذلك فإنه يجب علينا أن نتعلم المزيد عن بيئات العمل الافتراضية.
في حين يواجه قادة هذه الفرق الافتراضية العديد من التحديات في إدارة المجموعات عن بُعد، فإنه من الأفضل لأعضاء الفريق المساعدة في تعزيز أداء الفريق بشكل استباقي لتسهيل مهمة مدير الفريق. وفيما يلي ثلاث نصائح عملية يمكن أن تساعد الموظفين الافتراضيين على العمل مع قادتهم بشكل أكثر فعالية وتحسين أداء الفريق.
1- كن سباقًا Be Proactive
نظرًا للمتطلبات الفريدة للعمل عن بُعد يميل أعضاء الفريق الافتراضي إلى أن يكونوا أكثر استقلالًا عن الموظفين العاديين، حيث يتم إكمال جزء كبير من العمل الذي يقومون به في عزلة، لذلك يتوقع منهم إدارة وقتهم ومهامهم دون إشراف مكثف من القائد. كما أن القائد الإفتراضي الجيد يمنحهم حرية العمل لإكمال المهام المطلوبة منهم بأي طريقة مناسبة لجدولهم الزمني واحتياجات الفريق، لكنهم في نفس الوقت يجب أن يكونوا متاحين لتقديم المساعدة والتوجيه عند الحاجة.
يجب على أعضاء فريق العمل الافتراضي أن يكونوا مبادرين وسباقين، بمعنى قيامهم بتحديد الأعمال التي يجب القيام بها دون أن يُطلب منهم العمل على شيء ما. وإذا كانوا غير متأكدين من كيفية المضي قدمًا يمكنهم التواصل مع قائدهم للتوجيه.
من خلال قيامهم بالمبادرة وتحمل مسؤولية عملهم، يمكن لأعضاء الفريق تقليل الكثير من الضغط عن قائد الفريق، مما يسمح له بالتركيز على المهام الحرجة الأخرى بدلاً من الاضطرار إلى تذكير الناس بإكمال عملهم في الوقت المحدد.
2- التواصل بفاعلية
يُعتبر التواصل الجيد أمرًا ضروريًا لنجاح أي فريق عمل، وخاصةً للفرق الافتراضية، لذلك يجب أن يتوفر لدى أعضاء الفريق عددًا من قنوات الاتصال المتاحة لهم بشكل دائم، حيث يمكن أن تؤدي الفجوات في التواصل إلى توقعات غير واضحة، ونقص في الفهم، والارتباك العام فيما يتعلق بالمشاريع الهامة.
مع وجود العديد من الفرق الافتراضية التي تعمل في مهام متزامنة تعتمد على النتائج التي يتم تمريرها بين أعضاء الفريق، فإن أي انقطاع في التواصل قد يؤدي إلى تعطيل جهود الفريق بالكامل.
يجب أن يتبنى أعضاء الفريق استقلاليتهم، ولكن يجب عليهم أيضًا التأكد من طلب التوجيه والإيضاح عندما يواجهون صعوبات. لدى القادة الافتراضيين الكثير من المهام لإدارتها، ولا يتمتعون دائمًا بالقدرة على التواصل مع أعضاء الفريق الفرديين بقدر ما يجب. لذلك من خلال الحفاظ على خطوط اتصال ثابتة، يمكن لأعضاء الفريق ضمان أن القادة قادرون على تقديم المساعدة في الأوقات اللازمة للحفاظ استمرار تنفيذ المشاريع المهمة في المسار الصحيح.
وعندما يأتي وقت الاجتماعات الافتراضية يمكن لأعضاء الفريق عن بُعد أن يجعلوا الأمور تسير بسلاسة أكبر من خلال الالتزام بآداب السلوك الأساسية مثل التحدث بوضوح وإيجاز، والإيقاف المؤقت للاستماع إلى الأسئلة، وعدم تعدد المهام أو مقاطعة الآخرين، ولا شك أن هذه الأمور تخفف الكثير من الضغوط التي يعاني منها قائد فريق العمل الافتراضي، مما يسمح له بتركيز انتباهه على جدول الأعمال وتوزيع المهام.
3- بناء الثقة
بدون الثقة ستفقد فرق العمل الافتراضية بناء علاقات العمل القوية التي تحتاجها لتكون فعالة، فعندما لا يثق أعضاء الفريق في بعضهم البعض فإن إنتاجيتهم ستميل إلى الانخفاض وسيصبحون أقل مشاركة في عملهم، كما أن حل النزاعات سيصبح أكثر صعوبة، مما يؤدي إلى نتائج سلبية يمكن أن تؤدي إلى الإضرار بروحهم المعنوية.
في الوقت الذي يواجه فيه قادة الفرق الافتراضية تحدي بناء الثقة بين أعضاء الفريق، فإن الكثير من هذا العبء يقع على عاتق أعضاء الفريق نفسهم، حيث يمكن أن يؤدي اتخاذ المبادرة للتعرف على أشخاص آخرين وفهم قيمهم ودوافعهم إلى تحسين الثقة وعلاقات العمل بشكل كبير داخل الفريق. بدلاً من انتظار قيام قائد الفريق بتنظيم أنشطة أو إجراء اجتماعات للفريق من أجل هذا الأمر، يمكن للأعضاء أن يقرروا فيما بينهم تخصيص وقت قبل / بعد الاجتماعات أو جدولة اللقاءات الافتراضية لمعرفة المزيد عن بعضهم البعض.
يمكن أن يكون تعلم العمل بفعالية ضمن سياق فريق افتراضي أمرًا صعبًا بالنسبة للعديد من الأشخاص الذين يفضلون العمل عن بُعد، لأنهم قد ينخرطوا في سلوكيات أو أسلوب عمل يجعل من الصعب على قادة الفرق الافتراضية إدارتهم، ولكن من خلال اتباع الاستراتيجيات البسيطة التي تم ذكرها، يمكن لأعضاء الفريق مساعدة قائدهم على زيادة الإنتاجية وتحقيق النتائج المرجوة مع تعزيز التفاعل والمعنويات أيضًا.
