تعرف على غرفة الاجتماعات السريعة Huddle Room
بقلم: أحمد سوسا، المدير الإقليمي لقسم هندسة الحلول في الشرق الأوسط وأفريقيا وتركيا، لدى شركة بوليكوم
تتوفر أمام شركاء التوزيع وإعادة البيع فرصة مهمة لتحقيق مبيعات إضافية للأدوات للشركات مع نمو مفهوم غرفة الاجتماعات السريعة التي تعرف بـ huddle room ، وهو توجه بدأ ينتشر بسرعة في مكان العمل.
ومن الضروري أن يحيط الموزعون ومصممو الأنظمة بكل التوجهات الحديثة في ثقافة مكان العمل، وتشكل غرفة “الاجتماعات السريعة” أحد أهم توجهات مكان العمل في الوقت الراهن كونها تجعله أكثر ترابطاً ومرونة.
يذكر أنّ غرفة الاجتماعات السريعة huddle room هي قاعة مؤتمرات صغيرة الحجم مجهزة بتكنولوجيا الاتصال بالصوت والفيديو التي تمكن فِرَق العمل التي يصل عددها إلى إلى خمسة أو ستة أفراد من الاجتماع والتعاون في العمل. ففي بعض الأحيان تكون قاعة المؤتمرات الكبيرة ليست مناسبة أو غير متاحة للاجتماعات الصغيرة وبالتالي توفر هذه المساحات الصغيرة الحل الأمثل.
ويمثل ظهور ونمو ثقافة غرفة الاجتماعات السريعة huddle room في السنوات الأخيرة فرصةً مميزة لشركاء تكنولوجيا المعلومات الموثوقين يمكنهم من خلالها تعزيز مستوى أدوات التعاون والعمل الجماعي والتنسيق لدى عملائهم.
وفي مساحات العمل الحديثة، لم تعد ساعات الدوام التقليدية من التاسعة صباحاً إلى الخامسة مساءً تناسب جميع الموظفين. وفي حين تلبي المساحات المفتوحة بعض متطلبات موظفي اليوم، إلا أنها قد تشكل عقبة عندما يتعلق الأمر بالمساحات المخصصة للاجتماعات والعمل الجماعي حيث سيشعر المجتمعون أن اجتماعاتهم قد تنقطع أو تتخللها بعض الإزعاجات في أي لحظة.
لكن عندما يتمكن الموظفون من تبادل المعلومات بشكل علني ومفتوح وتقديم وعرض الأفكار بسلاسة ودون انقطاع، سيكون بإمكانهم العمل بإنتاجية أكبر. وتبين أبحاث “بوليكوم” أن 25٪ من الموظفين يعتقدون أن مواقع العمل المرنة وغير المقيدة تمكنهم من الحفاظ على حالة ذهنية مناسبة للعمل، لذلك من الضروري أن يتم تكييف أدوات العمل الجماعي مع أماكن العمل المفضلة لدى الموظفين.
ويمكن لأدوات التعاون في العمل تسهيل العمل مع موظفين آخرين يعملون خارج المكتب، لذا فإنّ هذه الأدوات تجعل الموظفين يشعرون بأنهم على اتصال مع زملائهم على الرغم من المسافة التي تفصل بينهم، كما أنها مهمة جداً لربط الموظفين وتمكينهم من الحصول على تجربة عمل جماعي سلسة ترفع مستوى إنتاجيتهم. وتعدّ أدوات التعاون وسيلة حيوية لإنجاز المهام العالية الجودة ومن الضروري اختيار المعدات بعناية لجمع الموظفين وتعزيز تواصلهم بغض النظر عن مكان وجودهم، من خلال تقنيات الصوت والفيديو المتطورة وذات الجودة العالية والتي توفر تجربة اتصال ممتازة للجميع.
وتعتبر غرفة الاجتماعات السريعة huddle room الحل المثالي لهذا التحدي. ففي بعض الأحيان تكون قاعة المؤتمرات الكبيرة غير ملائمة لنوعية العمل بينما توفر مساحة العمل الصغيرة ميزات مهمة في مساحة أصغر ومع أدوات اتصال متطورة.
وتختلف التكنولوجيا المطلوبة لمساحات العمل الصغيرة بشكل كبير عن تلك المطلوبة لغرف المؤتمرات الكبيرة. فغرف المؤتمرات الكبيرة الحديثة والمتطورة تعتمد على الشاشات الكبيرة وكاميرات الفيديو والأنظمة الصوتية المتطورة، لكنّ غرفة الاجتماعات السريعة تتطلب تكنولوجيا أصغر نطاقاً.
وتتميز غرف الاجتماعات السريعة huddle room بميزة عزل الصوت كما أنها مزودة باتصال قوي سواء بتقنية الألياف أو الاتصال اللاسلكي “واي فاي”. وفيما يخص الحلول، يتوفر عدد من الخيارات، من “أدوات مؤتمرات 360 درجة” المبتكرة كتقنية “بوليكوم ريل برزنس سنترو” التي توفر تجربة غامرة ومتكاملة لمؤتمرات الفيديو، وصولاً إلى أنظمة مؤتمرات الهاتف الأصغر حجماً.
وتجدر الإشارة إلى أن اعتماد تقنيات الاتصال وإجراء المكالمات في غرف الاجتماعات السريعة Huddle room سيوفر للمشاركين مزايا مهمة، كتقنية الصوت العالي الدقة والوضوح وابتكارات الحد من الضوضاء المحيطة، مثل “نويز بلوك” من “بوليكوم”. وتتطلب هذه الغرف شاشات أصغر، ويمكنها الاستفادة من الميزات المعاصرة الأخرى، مثل تقنية التعاون اللاسلكية على المستندات.
ويجب الأخذ بعين الاعتبار أن العديد من الشركات ستستخدم برنامج “سكايب فور بزنس” من “مايكروسوفت” لإجراء اجتماعات المؤتمرات، لذا ينبغي الحرص على توفير تكنولوجيا تعزز وتكمّل تجربة “سكايب فور بزنس”.
ومع توفر الكثير من الخيارات، يحتاج الموزعون ومصممو الأنظمة إلى التواصل والاستماع إلى عملائهم ليتمكنوا من فهم توجهات ثقافة مكان العمل المتغيرة، كما ينبغي عليهم التحدث إلى شركات تزويد حلول التكنولوجيا للتعرف على حلولهم وكيفية اعتمادها في مكان العمل.
فقط عندها يمكنهم النجاح في تصميم حل شامل لعملائهم يلبي احتياجاتهم ومتطلباتهم لغرفة الاجتماعات السريعة huddle room الآن وفي المستقبل. لا تنتظروا عملائكم ليبادروا بالتواصل معكم، بل توجهوا إليهم وتعرفوا على احتياجاتهم.
إن ظهور مفهوم غرفة الاجتماعات السريعة يمثل ميزة حيوية جداً للتعاون والعمل الجماعي في الشركات الحديثة، ويمكن للموزعين وشركاء إعادة البيع ومصممي الأنظمة مساعدة عملائهم على تحقيق أهدافهم المتعلقة بتوفير مساحة عمل مرنة من خلال فهم احتياجاتهم وتصميم عرض مناسب لها. فهل ستستفيدون من هذه الفرصة الواعدة؟!
