نظام كاسب لإدارة وتخطيط الموارد ومعالجة العمليات المالية والإدارية للمنشآت

أطلقت شركة آفاق الجودة مؤخراً “نظام كاسب” الخاص بإدارة وتخطيط الموارد ومعالجة كافة العمليات المالية والإدارية للمنشآت بشكل متكامل ومترابط وتفاعلي وذكي، بما يضمن كفاءة العمليات الإدارية ورفع مستوى الأداء العام للمنشأة والعاملين فيها، والعمل على تنظيم وضبط الوظائف والإجراءات الإدارية واتخاذ القرارات مع المحافظة على سلامة البيانات وحماية الموجودات وتسهيل كافة أعمال الإدارة والتخطيط والرقابة.

وقد أجرت البوابة حواراً مع الدكتور عبد الله بن موسى الخلف، المؤسس والمدير العام لشركة آفاق الجودة لمزيد من تسليط الضوء على نظام كاسب.

حبذا لو تحدثنا عن عن نظام “كاسب” والخدمات التي يقدمها؟
هو نظام للإدارة والتخطيط ومعالجة كافة العمليات المالية والإداريةللمنشات بشكل متكامل ومترابط وتفاعلي وذكي نضمن به كفاءة العمليات الإدارية ورفع مستوى الأداء . فهو يتميز بربط الأنظمة المالية والمحاسبية وبين إدارة الأعمال والأنشطة المختلفة من خلال قاعدة بيانات موحدة . كما أنه يخدم المنشآت أحادية النشاط أو المتعددة ، ويقوم ببناء التقارير المختلفة وتوليدها بشكل فعال ومرن للمستخدمين وفق متطلباتهم واحتياجاتهم. إن نظام “كاسب” لايعد أول نظام عربي في هذا المجال فهناك أنظمة لها وجودها في السوق ، ولكن مانراهن عليه في هذا النظام أنه مبني على فكر إداري متكامل، وليس فكرا إجرائيا فقط، وهو مايعتمد عليه أكثر البرامج المتوافرة. هناك فجوة كبيرة بين الفكر والممارسة؛ فأكثر الأعمال والاستشارات الإدارية هي دعم للممارسات القائمة وليس تحديثا وتغييرا لبعض الممارسات القائمة.

هل يعني ذلك أن هناك قصورا في البرامج والأنظمة المتوفرة؟
الأصل أننا نحضر الفكر الإداري ونبني منه قواعد للمنشأة، وهذه مهمة المستشارين، وهي مفقودة في كثير من الحالات . فتجد الإجراءات الإدارية لدى العديد من الشركات غير مدعومة بالفكر، عدا الأنظمة المحاسبية المعتمدة على المال، وغيرها من النظم فوضى، وهي قابلة للمزاجية، وقد يكون أكبر مثال في ذلك البنوك، فالصراف وآلية التعامل معه موحدة مع جميع الصرافين، وهناك دقة متناهية، وهذا لايتوافر في الآليات الأخرى في نفس البنك، كالموارد البشرية، أوشؤون الموظفين. فهنا سنجد اجتهادات موظفين وفكرة معينة لدى المسؤول يريد أن يطبقها. وفي المجالات الحكومية ستجد أن هناك حرصا أكبر في الأمور المادية والأمنية والأعمال الأخرى خاضعة بشكل كبير جداً للأمور الاجتهادية

ماذا يعني استخدام أنظمة الحاسوبية بالنسبة للمديرين؟
في الأصل هناك شكاوى كبيرة من قبل القيادات الإدارية بعدم معرفتهم اليومية بسير العمل، وإنما يعتمد على تقارير يجب على المسؤول طلبها، وبتعدد الأقسام قد يرسل أحدهم، وقد يهمل البعض الإرسال في الوقت المحدد، وقد يكون تنقل المدير وسفره عائقاً أمام اطلاعه على كثير من التقارير. هنا أصبح لزاماً إيجاد نظام حاسوبي يمكن هذه القيادات الإدارية من الاطلاع على سير العمل بتفاصيله وفي أي مكان.

يبقى جهاز الحاسب الآلي آلة صماء، كيف تستطيع هذه القيادات أن تعتمد عليه؟
في نظام “كاسب” استطعنا أن نضع الأفكار الإدارية في قائمة بمفردها، وعزل الإجراءات في قسم آخر . فالإجراء لايحتاج إلى فكر . فنحن نقوم بتغذية البرنامج بهذه الأفكار لينتج لنا في النهاية العمل بعد اطلاع الموظف على آلياته. مثلاً في قسم المشتريات والذي يعد مرتعاً خصب للفساد الإداري، نحن لسنا بحاجة إلى فكر كبير . فالعملية مدمجة في النظام الذي سبق وخزن فيه عدد من الشركات المتخصصة في عدة مجالات . ويتطلب شراء جهاز ما الحصول على عدد من العروض . وأستطيع أن أضع نسبا على كل ميزة حتى احصل في النهاية على أفضل عرض حاسوب دون تدخل العنصر البشري فشراء جهاز حاسب آلي مثلاً يتطلب مني في النظام أن أحصل على ثلاثة عروض تذهب بحيادية إلى هؤلاء الموردين ولا يمكن الانتقاء أبدا. وستحصل على العروض عبر البريد الإلكتروني أو موقع الشركة مثلاً . وتدخل هذه الأرقام في النظام، والنظام يحلل بدوره ويختار الأفضل وفق معايير معتمدة . فقد يكون السعر هو العنصر الرئيسي، وقد تكون لخدمة مابعد البيع، أوسرعة التوريد أو سمعة الشركة . وقد توزع هذه العناصر بنسب مختلفة حسب مالذي نريد أن نشتريه، لنحصل في النهاية على العرض الأفضل.

ماذا عن العنصر البشري ، هل نستطيع تطبيق مثل هذه النظم عليه؟
تقييم أداء الموظف في نظري ليس فكراً. وقد لايقوم بذلك من يعمل بالإدارة، لكننا نعطيه صبغة الفكر حتى نعطي لأنفسنا القوة في تقييم الآخرين.

لكن لايوجد لدينا تعريف صحيح لماذا أعطينا هذا الموظف هذه الدرجة، فهل يستطيع المدير مثلاً أن يقيس معيار ولاء الموظف للمنشأة؟
في علم الإدارة، إذا لم نستطيع قياس شيء ، فإننا لانستطيع ضبطه، وهناك أسئلة كثيرة غالباً ماتكون في مقاييس الأداء . فالمنهج العملي وربطه بالفكر يقول عرَف الولاء، ثم بعد ذلك تستطيع وضع وحدة قياس له . فلو قلنا إن إنجاز الأعمال في وقتها هو الولاء للمنشأة، فبإمكاننا أن نقيس الموظف بحسب إنتاجيته وأدائه للأعمال. فنظام “كاسب” أرى أنه وُفٍق في تحويل الجانب التنفيذي إلى عمل آلي للحدمن تدخل العنصر البشري. فعندما تحقق الشركة أرباحاً فمن الظلم أن يكون توزيع المكآفات على الموظفين بالتساوي، لأن المدير سيكون لديه تقرير أداء الموظفين.

هل تعني من هذا بأنه من خلال هذه التقارير تسطيع القيادات الإدارية الحصول على المعلومة بسرعة، ومن ثم الحكم على المنشأة وفق خطتها؟
صحيح، القيادات الإدارية لاتستطيع أن تكون تنفيذيه يوميه، فهي فكريه. والفكر بحاجة إلى معلومة وإلى بيانات صحيحة. وفي الوقت المناسب سيعطي نظام “كاسب” هذه القيادات وضع المنشأة الآن من حيث إلإيرادات أو المصروفات كمؤشرات إيجابية كانت أم سلبية، أو أي علامة تدل على انحراف في الخطط. “كاسب” ليس بديلاً عن العقل . فنحن لانطمح أن يكون بديلاً عنه. لكننا نطمح أن ندعم الفكر لصناعة شيء جديد في المنشأة، وتعديل مسارها نحو الأفضل .

هل تتوقعون أن هناك محاربة من قبل المديرين الذين سيرون في مثل هذه البرامج الحاسوبية إقصاءً لأدوارهم التي يمتلكونها، خصوصاً الحكومية منها؟
إذا اعتقد الإنسان أن المؤسسة الي يعمل بها ويديرها هي ملك شخصي له، وأنها سلطة على الناس، وليست خدمة وضع ، فإنك لن تستطيع أن تغير من هذه المنشأة نهائياً، حتى لو كان هذا المدير يعترف من الداخل بأهمية هذه التقنية، وبأنها ستحل له الكثير من الإشكالات.

ماذا عن الحكومة الإلكترونية والسعي في تطبيقها، هل ستسهم مثل هذه البرامج في إنجاحها؟
الحكومة الإلكترونية هي إدارة تقنية متكاملة، لابد أن تتم بأفضل الممارسات. المخيف في الأمر هو أننا لم نر إلا جزءا يسيراً من الحكومة الإلكترونية، وثقافتنا الإدارية مع الأسف هي التسرع في الأشياء دون فهمها حتى تطبيقها يكون بشكل مبتور، وهناك وقائع إدارية كنا نعتقد أننا نطبقها. والواقع يشهد عكس ذلك، فنحن نأخذ الاسم وجزءا بسيطا من المعادلة وندعي التطبيق. والدليل هو عدم وجود تطبيقات متميزة لدينا تعتمد ونراهن عليها.

قد تكون المبالغ التي يطلبها المستشارون عائقاً كبيراً لدى البعض في محاولة مراجعة أعماله، مارأيكم في ذلك؟
المستشار المحلي مع الأسف لايٌعطَى مبالغ ماليه مجزية مقارنة بالمستشار الأجنبي، ويُطالب بأعمال مشابهة. نحن نقدم استشارات وفق المبلغ المقدم. كما أن عقدة المستشار الأجنبي مازالت موجودة لدى الكثير من الجهات، مع وجود مستشارين متميزين وعلى مستوى كبير من الإبداع، وتجارب تحولت بها الشركات من الخسارة إلى الربح.

كيف تجدون سوق البرمجة في السعودية ؟
تعد سوق البرمجيات في عموم المناطق العربية ناشئة. ويوجداحتياج كبير جداً لدينا. وقد حرصنا في بداية التفكير أن يكون هناك برنامج عربي يضاهي أنظمة عالمية مصممة على مستوى العالم. وهذه الأنظمة تفشل في المناطق العربية، ليس لأنها سيئة، لكن اختلاف البيئات يؤدي بها في النهاية إلى الفشل، بسبب اختلاف طبيعة الأعمال. فشؤون الموظفين مثلاً يختلف في أنظمته حتى بين الدول العربية، وقس على ذلك بقية الأنظمة، وحتى الأشخاص والقيادات العليا. فنظام “كاسب” بني على فكر إداري عبر جلب أحدث الأنظمة، وفكرتنا أن هناك منشأة داخل النظام، وليس نظاما داخل المنشأة. فنحن نسعى أن تكون الشركة جميعها داخل النظام من عمليات إدارية أو معالجات للفروع كل الأسس داخل هذا النظام.

كيف تنظرون إلى خريجي الجامعات العربية في تخصصات الحاسب الآلي المختلفة؟
الخريج بحاجة إلى مهارات، وأغلب الشباب توجه إلى هذه المجالات بعد وجود فرص جيدة. وقد وصلنا للاكتفاء في بعض المجالات كالبرمجة، لكن يوجد مجالات كثيرة انصح الشباب بالتوجه إليها، كالتحليل والتدريب والتصميم، فالسوق بحاجة والمخرجات قد لاتتناسب كثيراً مع سوق العمل بسبب اختلاف مايتم دراسته مع حاجة السوق، كما أننا لانهمل وجود بعض المبدعين في بعض المجالات، فالحاسب من التخصصات التي تتطلب وجود هواية سابقة.

ما أبرز العقبات التي تتوقعون مواجهتها في تطبيق مثل هذا النظام؟
يوجد تحد كبير للتطبيق. فالمنشأة لها ممارساتها منذ وقت طويل، وتأتي في وقت وجيز لتطبق كل هذه التقنيات. من الصعب جداً خصوصاً في تعاملك مع العنصر البشري ، والذي يعد مؤثراً في التكنولوجيا على مستوى العالم. فإذا كان هناك رغبة في التقبل ومواكبة العصر، سيكون النجاح مباشرا، وإذا كان هناك عدم رغبة سيفشل البرنامج مباشرة.

هل يمكن اعتماد حلول موحدة خصوصاً مع دخولنا إلى الحكومة الإلكترونية؟
الوضع الصحي هو أن تلبي الشركات احتياجات الجهات المختلفة ، ومن الصعب تلبيتها كلها. والحكومات غير قادرة لوحدها أن تتبنى فكرة الحكومة الإلكترونية دون التحالف مع القطاع الخاص.

ماذا عن نظم الحماية في البرنامج؟
وضعنا مستويات تصل إلى سبعة مستويات للحماية. وقد وضعنا كذلك آلية لتنفيذ النظام وضعت بيد خبراء متخصصين للحرص على عدم قرصنة البرنامج. لكن تواجهنا كثيراً قضية إقناع الأشخاص.

www.qasib.net