وزارة الاقتصاد تبدأ تنفيذ مشروعها للتحول إلى الأرشفة الالكترونية
بدأت وزارة الاقتصاد بتنفيذ مشروع نظام الأرشفة الالكترونية الذي يتيح تحويل جميع المستندات الورقية إلى مستندات الكترونية وحفظها ومعالجتها وإدارتها في جهاز مركزي مرتبط بشبكة الوزارة. وتأتي هذه الخطوة ضمن خطط التحول نحو الحكومة الالكترونية التي تشهدها وزارات ومؤسسات الدولة.
وقال محمد أحمد بن عبدالعزيز وكيل وزارة الاقتصاد لقطاع التخطيط «تهدف مبادرة وزارة الاقتصاد عبر هذا المشروع الذي يعد نقلة نوعية تساهم في تطوير الأداء ويأتي ضمن سعي الوزارة إلى أتمتة أعمالها وخدماتها إلى مساعدة مستخدمي النظام في جميع إدارات وأقسام الوزارة إضافة إلى مكاتبها في إمارات الدولة.
وتسهيل عملية البحث وتوفير الوقت والجهد في الحصول على نسخة الكترونية من المستند المطلوب سواء كان لغرض قراءته أو طباعته أو إرساله عن طريق البريد الالكتروني إلى جهة معينة».
وأشار محمد أحمد بن عبدالعزيز بأن وزارة الاقتصاد تبذل جهوداً متميزة في هذا الشأن. وتكتسب هذه الخطوة أهميتها من قدرتها على المساهمة في تغيير النمط التقليدي في الأداء والتعامل إلى النمط الذي يستخدم التقنية الحديثة مع المراجعين والمجتمع الاقتصادي بشكل عام اختصاراً للوقت والجهد، فضلاً عن إثراء العملاء في قطاعي الأعمال والأفراد من المعلومات والبيانات المحدثة تلقائياً.
وأضاف محمد بن عبدالعزيز ان مدة تنفيذ المشروع تستغرق 18 شهراً، وقد تم تقسيمه على مرحلتين حيث تتطلب المرحلة الأولى عشرة أشهر تخصص لأرشفة مستندات قسم العلامات التجارية فقط والتي وصلت أعداد صفحاتها حالياً إلى حوالي 5 ,4 ملايين صفحة فيما يقدر إجمالي عدد الصفحات بالوزارة حالياً نحو 7 ملايين صفحة في حين تقدر الزيادة السنوية لهذه الصفحات بنحو 334 ألف صفحة.
ويحتوي قسم العلامات التجارية على 61 % من إجمالي الأرشيف الحالي للوزارة ونحو 75 % من إجمالي الصفحات المتزايدة سنوياً. كما ان نظام الأرشفة الالكترونية سيشمل جميع مجالات العمل في وزارة الاقتصاد بالإضافة إلى المتعاملين مع خدماتها من المستثمرين ورجال الأعمال والجهات الحكومية
حيث تتركز أبرز الفوائد في قدرة هذا النظام على التخلص من المستندات الورقية والتحول إلى إدارة بلا ورق وتحويل المستندات الكترونياً عن طريق الشبكة لتعديلها ومعالجتها أو إبداء الملاحظات عليها واعتمادها وإمكانية استخدام التوقيع الالكتروني.
كما يفيد هذا النظام بمتابعة سير العمل عن طريق تقارير تظهر حالة المستند والشخص المسؤول والزمن المستغرق لاستلامه وقراءته والرد عليه وتحويله إلى موظف آخر وتوفير مساحات كبيره تشغلها المستندات الورقية حالياً مع إمكانية ربط نظام الأرشيف بنظام السجل التجاري وأنظمة الوزارة للخدمات الالكترونية وربط النظام مع أية أنظمة متوافقة من خارج الوزارة في سبيل تحقيق هدف التكامل والشمولية.
وأضاف محمد بن عبدالعزيز ان تطبيق النظام سيتيح أيضاً تسهيل العمل في مختلف إدارات وزارة الاقتصاد بما في ذلك مكاتب الوزارة بالإمارات الشمالية وتواصلها اليومي مع المقر الرئيسي للوزارة. وأوضح كذلك ان متوسط أعداد المعاملات المنجزة بالوزارة بين عامي 2004 و2005 بلغت 200 ألف معاملة. متوقعة زيادة أعداد المعاملات المنجزة بعد حلول الأرشيف الالكتروني محل العمل التقليدي.
وتنقسم مراحل تنفيذ عملية الأرشفة الالكترونية إلى قسمين: الأول المسح الضوئي للمستندات القديمة التي يبلغ عدد صفحاتها نحو 352 ,7 مليون صفحة موزعة على 350 ,107 ألف ملف فيما يشمل القسم الثاني المسح الضوئي للمستندات الجديدة التي ستتزايد أعدادها تباعاً مع تنفيذ مراحل المشروع،
حيث يقدر أن يبلغ عدد الصفحات المتزايدة في الملفات القديمة 120 ألف صفحة وعدد الملفات الجديدة نحو 5835 ملفاً وعدد الصفحات في الملفات الجديدة نحو 207 آلاف صفحة ليصل إجمالي عدد الصفحات الجديدة إلى نحو 334 ألف صفحة.
وتستخدم الوزارة من أجل إنجاز هذا العمل الكبير جهاز خادم لنظام الأرشيف الالكتروني وللملفات وجهاز خادم للحفظ الاحتياطي وعشرة حاسبات آلية وأربع ماسحات ضوئية متطورة ونظام متكامل للأرشيف الالكتروني «JUPITER» حيث سيتم استخدام نمط TIFF في حفظ المستندات الممسوحة ضوئياً.
